Việc tặng quà ngày lễ tết cho nhân viên và đối tác ngày lễ tết đã trở thành phong tục ,nét đẹp văn hóa của người Việt mỗi dịp lễ tết. Vậy cách xuất hóa đơn như nào cho đúng theo qui định của Luật. Kế toán Tâm Phúc hướng dẫn về kế toán hàng biếu tặng trong trường hợp không đăng ký khuyến mại:
- CĂN CỨ LUẬT VIỆC PHẢI LẬP HÓA ĐƠN HÀNG CHO, BIẾU, TẶNG
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Điểm b Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và hàng tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 70. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 70
- THỜI ĐIỂM XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG CHO BIẾU TẶNG
Căn cứ theo điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm xuất hóa đơn:
“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
Do đó, thời điểm xuất hóa đơn biếu tặng là thời điểm doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu quà tặng cho khách hàng.
- GIÁ TÍNH THUẾ KHI XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG BIẾU TẶNG
Theo khoản 2 , Điều 6, Nghị Định 181/2025
1. Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho là giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này....
" 2. Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0), trừ trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ với giá thấp hơn giá bán hàng, cung cấp dịch vụ trước đó, được áp dụng trong thời gian khuyến mại (khuyến mại bằng hình thức giảm giá) thì giá tính thuế là giá bán đã giảm áp dụng trong thời gian khuyến mại đã đăng ký hoặc thông báo theo quy định của pháp luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại. Các hình thức khuyến mại của hàng hóa, dịch vụ khuyến mại có giá tính thuế bằng không (0) hoặc giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ bán ra không bao gồm giá trị của hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, cụ thể như sau:
....
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định tại khoản này nhưng không thực hiện theo quy định về khuyến mại của pháp luật về thương mại thì giá tính thuế thực hiện như hàng hóa biếu, tặng, cho quy định 1. Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho là giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.."
- THỰC HIỆN KÊ KHAI VÀ TÍNH THUẾ GTGT
Theo khoản 7, Điều 23, Nghị định 181/2025
“7. Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa (kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) mà cơ sở kinh doanh sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo thì được khấu trừ.”
+ Thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tại kỳ mua
+ Thực hiện kê khai thuế GTGT đầu ra tại kỳ hàng được cho, biếu, tặng.
- XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG CHO BIẾU TẶNG
Căn cứ theo điểm b khoản 7 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:
Trường hợp khuyến mại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thương mại; cho, biểu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật thì được lập hóa đơn tổng giá trị khuyến mại, cho, biểu, tặng kèm theo danh sách khuyến mại, cho, biếu, tặng. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.
Doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ có liên quan về chương trình khuyến mại, cho, biếu, tặng và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chỉ tiết hàng hóa, dịch vụ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.
- Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khẩu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.
Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghỉ trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số…ngày… tháng…năm”.
- BỘ CHỨNG TỪ KHI XUẤT HÓA ĐƠN QUÀ TẶNG
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ
- Tờ trình tặng quà (phòng ban)
- Quyết định tặng quà kèm theo danh sách.
- Hóa đơn mua vào hoặc Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (với trường hợp được lập bảng kê), Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng (nếu có), Chứng từ thanh toán
- Hóa đơn đầu ra
- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho (Nếu mua về nhập kho rùi mới xuất)
- HẠCH TOÁN HÀNG CHO BIẾU TẶNG
+ Hạch toán bên cho biếu tặng
Trường hợp mua hàng về tặng ngay không nhập kho:
Nợ TK 64x , 62x
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331
Trường hợp hàng hóa mua về nhập kho rồi sau đó mới biếu tặng. Khi nhận mua hàng về:
Nợ TK 15x: Giá trị hàng hóa nhập kho
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111,112,331
Khi xuất ra tặng
Nợ TK 64x, 62x
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Có TK 15x : Giá trị hàng hóa
+ Hạch toán tại bên nhận hàng cho, biếu, tặng
Nợ TK 156, 242, 211 …: Tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT (vì không được khấu trừ thuế).
Có TK 711
Đối với phần hàng tặng là hàng nhập khẩu phi mậu dịch (Hàng nhập khẩu không mang tính chất thương mại) thì còn phát sinh thuế phải nộp khi nhận hàng này
Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu
Có TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH
Nếu đã ghi nhận giá trị hàng cho biếu tặng theo giá thị trường, giá Hải quan thì phần thuế nhập khẩu tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 3333: Thuế nhập khẩu
Lưu ý: do bên mua không phải thanh toán nên phần thuế giá trị gia tăng khi bên cho biếu tặng xuất tặng cho bên mua sẽ không được khấu trừ do không có thanh toán, nên khi nhận hóa đơn phần thuế ta sẽ hạch toán luôn vào giá trị hàng nhận.
- TÍNH CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ VỚI HÀNG CHO BIẾU TẶNG
Theo qui định tại Điều 8, Luật thuế TNDN, Điều 8 Nghị định 320/2025 và Điều 9, Nghị định 320/2025
1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp,
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật
c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng
Theo qui định tại Khoản 12, Điều 10, Nghị định 320/2025:
"12. Thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ hoặc hoàn thuế; thuế giá trị gia tăng nộp theo phương pháp khấu trừ; thuế giá trị gia tăng đầu vào của tài sản cố định là ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống vượt mức quy định được khấu trừ theo quy định tại các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng; thuế thu nhập doanh nghiệp, trừ trường hợp doanh nghiệp nộp thay thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp nước ngoài mà theo thoả thuận tại hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài, doanh thu của doanh nghiệp nước ngoài nhận được không bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp; thuế thu nhập cá nhân, trừ trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động quy định tiền lương, tiền công trả cho người lao động không bao gồm thuế thu nhập cá nhân; tiền chậm nộp theo quy định pháp luật về quản lý thuế.
Phần thuế giá trị gia tăng nộp theo phương pháp khấu trừ quy định tại điểm này không bao gồm phần thuế giá trị gia tăng đầu ra của hàng biếu, hàng tặng không thu tiền theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; phần thuế giá trị gia tăng phải nộp phát sinh của hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tài trợ theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 9 của Nghị định này; phần thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ đầu vào có liên quan trực tiếp đến sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp chưa được khấu trừ hết nhưng không thuộc trường hợp hoàn thuế. Số thuế giá trị gia tăng đầu vào khi đã được tính vào chi phí được trừ thì không được khấu trừ với số thuế giá trị gia tăng đầu ra."
Như vậy, chi phí hàng cho biếu tặng và phần thuế GTGT hàng cho biếu tặng được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN khi biếu tặng phục vụ cho hoạt động kinh doanh
Theo qui định tại điểm d,Khoản 4, Điều 10, Nghị định 320/2025
d) Phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế, bao gồm: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn (không bao gồm trường hợp chi bảo hiểm tai nạn bắt buộc theo quy định của pháp luật chuyên ngành), bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm đ khoản này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác
Như vậy để khoản cho biếu tặng cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ yêu cầu cần thỏa mãn điều kiện không vượt quá 01 tháng lương thực hiện trong năm tính thuế
- TÍNH THUẾ TNCN CHO HÀNG NHẬN ĐƯỢC KHI CÁ NHÂN NGƯỜI LAO ĐỘNG NHẬN ĐƯỢC KHÔNG?
Căn cứ: Theo Khoản 2, Điều 3, Luật thuế TNCN số 109
2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công, bao gồm:
a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công;
Khoản quà tặng được xác định là một khoản có tính chất tiền lương, tiền công. Tính thuế theo qui định của khoản “Thu nhập từ tiền lương, tiền công”
- PHẠT KHI KHÔNG XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG CHO, BIẾU TẶNG
Căn cứ theo điểm b khoản 2 điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP quy định:
|
Mức xử phạt |
Trường hợp áp dụng |
|
Cảnh cáo |
Lập hóa đơn không đúng thời điểm với 01 hóa đơn trongtrường hợp: khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho/biếu/tặng/trả thay lương/tiêu dùng nội bộ (trừ nội bộ tiếp tục sản xuất), xuất hàng cho vay, mượn, hoàn trả |
|
500.000 – 1.500.000 đồng |
Lập không đúng thời điểm từ 02 đến dưới 10 hóa đơn (các trường hợp trên) hoặc 01 hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ |
|
2.000.000 – 5.000.000 đồng |
Lập không đúng thời điểm từ 10 đến dưới 50 hóa đơn (các trường hợp trên) hoặc từ 02 đến dưới 10 hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ |
|
5.000.000 – 15.000.000 đồng |
Lập không đúng thời điểm từ 50 đến dưới 100 hóa đơn (các trường hợp trên) hoặc từ 10 đến dưới 20 hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ |
|
15.000.000 – 30.000.000 đồng |
Lập không đúng thời điểm từ 100 hóa đơn trở lên (các trường hợp trên) hoặc từ 20 đến dưới 50 hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ |
|
30.000.000 – 50.000.000 đồng |
Lập không đúng thời điểm từ 50 đến dưới 100 hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ |
|
50.000.000 – 70.000.000 đồng |
Lập không đúng thời điểm từ 100 hóa đơn trở lên khi bán hàng, cung cấp dịch vụ |
